Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Online-Seminare via "WEBEX" der Bayerischen Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau (LWG)

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "WEBEX" informieren.

Als ergänzender und spezieller Teil unserer Datenschutzhinweise informieren wir mit den nachfolgenden Texten:

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „WEBEX“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Online-Seminare als Hilfsmittel für die behördeninterne Absprache, auch mit anderen Behörden, Lehre, Beratung und Forschung durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „WEBEX“ ist ein Service der Cisco Systems, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Bayerische Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau (LWG).

Kontaktdaten der Bayerischen Landesanstalt

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „WEBEX“ aufrufen, ist der Anbieter von „WEBEX“, Cisco Systems, Inc., für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „WEBEX“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „WEBEX Meetings“ herunterzuladen.

Wenn Sie die „WEBEX Meetings“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „WEBEX“ finden.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „WEBEX“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „WEBEX-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer:

Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten:

Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional):

MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon:

Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „WEBEX“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

4. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „WEBEX“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „WEBEX“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Online-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Online-Seminaren auch die gestellten Fragen von Online-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

5. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Bayerischen Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau oder von Teilnehmern an WEBEX verarbeitet werden, ist Nr. 3 der Geschäftsordnung für die Bayerische Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau (LWGGO) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 Unterabs. 1 Buchst. e DSGVO.

6. Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „WEBEX“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „WEBEX“ vorgesehen ist.

7. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„WEBEX“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „WEBEX“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

8. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

9. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um Archivpflichten nach dem Bayer.
Archivgesetz zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

10. Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.

(Stand: 15.04.2021)