Datenschutzhinweise für Online-Meetings und Online-Seminare via "edudip" der Bayerischen Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau (LWG)

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "edudip" informieren.

Als ergänzender und spezieller Teil unserer Datenschutzhinweise informieren wir mit den nachfolgenden Texten:

1. Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool "edudip", um Online-Meetings, Online-Seminare bzw. Videokonferenzen als Hilfsmittel für die Lehre, Beratung und Forschung durchzuführen (nachfolgend: "Online-Meetings"). "edudip" ist ein Service der edudip GmbH, die ihren Sitz in Aachen, Deutschland, hat.

2. Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von "edudip" werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer:

Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Firma/Institution (optional), Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort

Meeting-Metadaten:

Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-Eigenschaft an einem bestimmten "Online-Meeting"

Nur bei Aufzeichnungen (optional):

Video-Datei der Videoaufnahme

3. Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden "edudip", um "Online-Meetings" durchzuführen. Wenn wir "Online-Meetings" aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorhinein transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Bayerischen Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau (LWG) oder von Teilnehmern an "edudip" verarbeitet werden, ist Nr. 3 der Geschäftsordnung für die Bayerische Landesanstalt für Weinbau und Gartenbau (LWGGO) die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von "Online-Meetings" Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO.

5. Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an "Online-Meetings" verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus "Online-Meetings" wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von "edudip" erhält notwendigerweise Kenntnis von den o. g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit "edudip" vorgesehen ist.

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

"edudip" ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus Deutschland erbracht wird. Es ist nicht vorgesehen, personenbezogene Daten nach außerhalb der Europäischen Union zu verarbeiten.

7. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um Archivpflichten nach dem Bayerischen Archivgesetz zur erfüllen.

Spätestens wenn die im Aktenplan für den Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums für Ernährung, Landwirtschaft und Forsten (APL-ELF) genannten Aufbewahrungsfristen nach dem bayerischen Archivrecht abgelaufen sind, werden die elektronisch erfassten Daten endgültig gelöscht.